AML politikası

Politika Kapsamı

İşbu politika, Octa’nın tüm memurlarına, çalışanlarına, atanmış üreticilere ve sunulan ürün ve hizmetlere uygulanır. Octa bünyesindeki tüm iş birimleri ve lokasyonlar, kara para aklama ile mücadelede uyumlu bir çaba yaratmak için iş birliği yapacaktır. Her iş birimi ve yer, işlemlerin bildirilmesini önleyecek, tespit edecek ve sebep olacak risk bazlı prosedürler uygular. Tüm çalışmalar belgelenip saklanacaktır. AML Uyum Komitesi, Şüpheli Faaliyet Raporları ('SAR') veya ilgili kolluk kuvveti veya düzenleyici kurumlara gerekli diğer raporları başlatmaktan sorumludur. Politika ile ilgili kolluk kuvvetleri veya düzenleyici kurumların herhangi bir irtibatı, doğrudan AML Uyum Komitesine yönlendirilmelidir.

Komite:

• Kara para aklama (şüphesi olan) dahili raporları almak
• Şüpheli olay raporlarını incelemek
• İlgili şüpheli olayları ilgili makamlara bildirmek
• Personel ve danışmanların farkındalığı ve eğitimi için yapılan düzenlemelerin yeterliliğini sağlamak
• Firma sistem ve kontrollerinin işletimi ve etkinliği hakkında en az yılda bir kez firma yönetim organına rapor vermek.
• Günlük kara para aklama karşıtı politika işletimini izlemek; yeni ürün geliştirilmesi; yeni müşterilerin kabul edilmesi ve firmanın iş profilindeki değişiklikler.

Politika

Octa’nın kara para aklamayı ve terörizm veya suç faaliyetlerinin finansmanını kolaylaştıran herhangi bir faaliyeti aktif olarak önleme politikası mevcuttur. Octa, ilgili yasa uyarınca AML uyumuna bağlıdır ve memurlarından, çalışanlarından ve atanmış üreticilerinden ürün ve hizmetlerinin kara para aklama amaçları için kullanımını önlemede bu standartlara uymalarını talep eder.

Politika amaçları doğrultusunda, kara para aklama genellikle, yasa dışı gelirin gerçek kaynaklarını gizlemek veya örtmek amacıyla yapılan işlemler olarak tanımlanır ki böylece yasa dışı gelirler yasal kaynaklardan elde edilmiş gibi görünür ya da yasal varlıklar oluşturur.

Kara Para Aklama Nedir?

Kara para aklama, suçla elde edilen para veya diğer varlıkların (suçla kazanılan mal) görünürde suç kaynaklarıyla bağlantısı olmayan “temiz“ para veya diğer varlıklarla değiş tokuş edilmesi sürecidir.

Suçla kazanılan mal her türlü formu alabilir, para ya da parayla ifade edilebilecek değer, menkul kıymetler, maddi varlıklar ve maddi olmayan varlıklar. Ayrıca terörizm finansmanı için kullanılan her türlü parayı da kapsar.

Kara para aklama faaliyetleri şunları içerir: 

• Suç kazancı edinme, kullanma veya sahip olma
• Hırsızlık, dolandırıcılık ve vergi kaçakçılığı gibi suçların gelirlerini kullanma
• Suç veya terörizmle elde edilen kazancı kasıtlı olarak bir şekilde yönetme
• Suç veya terörizmle elde edilen kazancın aklanması için çalışmalar yapma
• Suç gelirlerini diğer finansal ürünlere yatırım yapmak için kullanma
• Suç gelirlerini, mülk/varlık edinme yoluyla yatırım yapma
• Suç kazancını transfer etme.

Kara para aklamanın tek bir yöntemi yoktur; yöntemler, araba veya mücevher gibi lüks eşyaların satın alınmasından ve satılmasına kadar çeşitlilik gösterebilir ya da paranın karmaşık bir yasal operasyon ağına geçirilmesine kadar gidebilir. Genellikle başlama noktası nakit paradır, ancak kara para aklamanın suç kazancı açısından tanımlandığını anlamak önemlidir. Bu, ister para, haklar, gayrimenkul ya da başka bir biçimde olsun her türlü yasal formda olabilecek mülktür; eğer bunun doğrudan veya dolaylı olarak suç faaliyeti sonucu elde edildiğini biliyor veya şüpheleniyorsanız ve konuşmuyorsanız, o zaman siz de sürece dahil olmuş sayılırsınız.

Kara para aklama süreci üç aşamada gerçekleşir: 

1. Yatırma
   Yasadışı faaliyetten elde edilen ilk gelirlerin elden çıkarılması, örn. banka hesabına yatırılma. 
2. Katmanlaştırma
   Para, yasal görünüm vermek amacıyla sistem içinde bir dizi finansal işlemden geçirilerek kaynağı gizlenir.
3. Entegrasyon
   Suçlular, sistemden 'temiz' fonlar olarak çıkarıldıktan sonra parayı istedikleri gibi kullanabilmektedir. 

Hiçbir finans sektörü işletmesi suçluların faaliyetlerinden muaf değildir ve şirketler sundukları ürün ve hizmetlerin kara para aklama risklerini değerlendirmelidir. 

Terörizmin Finansmanını Önleme (CTF) Nedir?

Terörizmin finansmanı, meşru işletmeler ve bireyler tarafından, ideolojik, siyasi veya diğer nedenlerle terör faaliyetlerine veya organizasyonlara kaynak sağlamak amacıyla fon sağlamak için yapılan bir süreçtir. Dolayısıyla şirketler şunları sağlamalıdır: (i) müşterinin kendisinin terör örgütü olmadığı ve (ii) terör örgütlerinin finanse edilmesine olanak sağlayan kaynaklar sunmadıkları. 

Terörizmin finansmanı suç fiillerinin gelirlerini içermeyebilir, ancak fonların kökenini veya planlanan kullanımını gizleme girişimidir, bu fonlar ileride suç amaçlı kullanılacaktır.

Risk Tabanlı Yaklaşım

Şirketin kara para aklamanın önlenmesine ilişkin prosedürleri göz önünde bulundurulduğunda gerekli durum tespiti seviyesi, risk tabanlı bir yaklaşımı benimsemelidir. Bu da herhangi bir ilişkide yapılan durum tespiti için harcanan kaynak miktarının, o ilişkiden kaynaklanan riskin büyüklüğü ile orantılı olması gerektiği anlamına gelir. 

Bunlar şu alanlarda sınıflandırılabilir:

Müşteri Riski

Farklı müşteri profilleri, farklı seviyelerde risk içerir. Standart bir Müşterini Tanı (KYC) kontrolü, bir müşteri tarafından oluşturulan riski belirleyebilir. Örneğin, emekliliğe yaklaşan bireylerin finansal detaylarına uygun olarak bir tasarruf hesabına küçük, düzenli katkılar yapmaları, müşteri mali durumu ile uyumsuz bir tasarruf hesabına değişken miktarda ve düzensiz ödemeler yapan orta yaş grubu bireylere göre daha az risk taşır. Orta yaş grubunda potansiyel kara para aklama tehdidi daha büyük görülmektedir, bu nedenle bu durum üzerindeki durum tespiti yoğunluğu daha yüksek olacaktır. Kurumsal yapılar, işlemlerdeki fon kaynağını gizlemek için katmanlar ekleyebilecek suçlular tarafından kullanılabileceğinden görünmüş olan müşteri tipine göre daha yüksek risk profilinde olabilecek müşterilere örnek olarak kullanılabilir ve bu şekilde müşteriler farklı risk gruplarına ayrılabilir. 

Ürün Riski

Bu, ürün veya hizmetin kendisinin getirdiği risktir. Ürün riski, bir kara para aklama aracı olarak işlevselliğinden kaynaklanır. 

Joint Money Laundering Steering Group, firmaların genellikle ilgilendiği ürünleri üç risk grubuna ayırmıştır - düşük, orta ve yüksek. Tipik olarak, basit hedging sözleşmeleri düşük riskli olarak, tekil tröstlere yapılan yatırımlar ise yüksek riskli olarak kategorize edilmiştir. Buna ek olarak, risk kategorisinin sınıflandırmasına katkıda bulunan bir faktör de ürünle ilişkilendirilen satış sürecidir. Bir KYC kontrolü neticesinde danışmanlık bazında yapılan ürün işlemeleri, müşteri hakkında çok daha az bilgi sahibi olunan yalnızca emir bazında işlem yapılmasına göre daha az risk taşır. 

Ülke Riski

Müşterinin coğrafi konumu veya iş faaliyetlerinin kaynağı, buna bağlı olarak risk içermektedir, bu durum dünya genelindeki ülkelerin farklı risk seviyelerine sahip olmalarından kaynaklanmaktadır. 

Bir firma, başlangıçta ve devam eden süreçte gerekli durum tespit önlemlerinin kapsamını yukarıdaki dört risk alanını kullanarak belirleyecektir.

Müşteri Tanımlama Programı

Octa, bir Müşteri Tanımlama Programı (CIP) benimsemiştir. Octa, kimlik bilgilerini arayacaklarını belirten bir bildirim yapacak; her müşteriden belirli asgari müşteri tanımlama bilgilerini toplayacak, bu bilgileri ve doğrulama yöntemlerini ve sonuçlarını kaydedecektir.

Müşterilere Yapılan Bildirim

Octa, müşterilerin kimliklerini doğrulamak amacıyla kendilerinden bilgi talep ettiğini yasal gerekliliklere uygun olarak bildirecektir.

Müşterini tanı

Bir iş ilişkisi kurulduğunda, daha sonra ilişki içerisindeki normal aktiviteyi belirleyebilmek için müşterinin gerçekleştirmeyi beklediği işin doğasını saptamak gereklidir. 

Süregelen bir iş ilişkisi kurulduğunda, o müşteri için gerçekleştirilmiş olan düzenli işler, müşterinin beklenen aktivite modeli ile karşılaştırılabilir. Açıklanamayan bir aktivite, kara para aklama veya terörizmin finansmanı şüphesi olup olmadığını belirlemek için incelenebilir.

Müşterinin gelirine, mesleğine, servet kaynağına, yatırım alışkanlıklarına ve herhangi bir işlemin ekonomik amacına ilişkin bilgiler genellikle danışmanlık sağlanması sırasında toplanır. İlişkinin başında ayrıca, uyruğu, doğum tarihi ve ikamet adresi gibi kişisel bilgiler de alınır. Bu bilgiler, mali suç riski (AML ve CTF dahil) açısından da değerlendirilmelidir. Yüksek riskli işlemler için, müşterinin sağladığı bilgilerin doğrulanmasını talep etmek uygun olabilir. 

Fonların Kaynağı

Bir işlem gerçekleştiğinde, fonların kaynağı, yani ödemenin nasıl yapılacağı, nereden ve kim tarafından geleceği her zaman belirlenmeli ve müşterinin dosyasına kaydedilmelidir (bu genellikle çek veya otomatik ödeme talimatının bir kopyasını saklayarak sağlanır). 

Kimlik Tanımlama

Özel kişiler olan müşteriler için standart kimlik tanımlama gereksinimi genellikle müşteriyle ve işlenen ürün türü ile ilgili şartlar tarafından, yani düşük riskli ve orta riskli ürünler için tanımlama amaçları için aşağıdaki bilgilerin gerekli olduğu varsayarsak ürünün düşük riskli, orta riskli veya yüksek riskli ürün olup olmadığına göre atfedilen risk seviyesine göre yönlendirilir: 

• Tam Adı
• İkametgah Adresi 

Doğrulama

Elde edilen bilginin doğrulanması güvenilir ve bağımsız kaynaklara dayanmalıdır – bu, müşteri tarafından gönderilen veya firma tarafından elektronik olarak elde edilen belgeler veya her ikisinin bir kombinasyonu olabilir. İşlem yüz yüze yapılıyorsa, firmalar doğrulama sürecine dahil olan belgelerin orijinallerini görmelidir. 

Bir bireyin kimliğine ilişkin belge güven seviyesini yüksek düzeyde sağlayacaksa, tipik olarak bir devlet dairesi ya da bir mahkeme tarafından verilmiş olacaktır, çünkü ilgili kişinin varlığını ve özelliklerini kontrol etmek için yetkililerin daha fazla olanağı olacaktır. Bu tür kimlik belgelerinin mevcut olmadığı durumlarda, kimliğe ilişkin diğer deliller firmanın müşterinin kimliğine makul bir şekilde güven duymasını sağlayabilir, ancak firma bu delili karşılaşabileceği risklere göre değerlendirmelidir. 

Kimlik belgelerden doğrulanacaksa, bu aşağıdakilere dayanmalıdır: 

Ya bir devlet tarafından verilen belgelerden biri ya da ilgili belgelerden birini destekleyen bir belge: 

• Müşterinin tam adı ve
• İkametgah adresi

Fotoğraflı Devlet Tarafından Verilmiş Kimlik Belgeleri:

• Geçerli pasaport
• Ulusal kimlik kartı 

Alternatif olarak, bu, müşterinin tam adını içeren fotoğrafsız bir resmi belge ve bunu destekleyen bir ikinci belge olabilir: 

• Müşterinin tam adı ve
• İkametgah adresleri 

Octa, Müşterisinin doğrulama belgelerini gönderme süresini sınırlamaz, ancak bunları göndermeleri, Müşterinin fonlarını çekmesi için bir gerekliliktir.

Octa, gönderilen belgeleri alınmalarından itibaren 24 saat içinde gözden geçirmeyi taahhüt eder.

İzleme ve Raporlama

Octa’nın ilgili iş birimleri kendi içlerinde işlem bazlı izleme gerçekleştirecektir. Belirli işlemlerin izlenmesi, toplam 5.000$ veya üzeri işlemleri ve Octa’nın şüpheli faaliyet olduğunu düşünmek için bir nedeninin olduğu işlemleri içerecek ancak bunlarla sınırlı olmayacaktır. Tüm raporlar belgelenerek saklanacaktır.

Şüpheli Aktivite

Kara paranın aklandığını düşündüren şüpheli faaliyetin işaretleri vardır. Bunlar genellikle 'kırmızı bayraklar' olarak adlandırılır. Bir kırmızı bayrak tespit edilirse, işleme devam etmeden önce ek bir durum tespiti yapılacaktır. Makul bir açıklama bulunmadığı takdirde, şüpheli faaliyet AML Uyum Komitesine bildirilir. 

Kırmızı bayrak örnekleri şunlardır:

• Müşteri, özellikle kimliği, iş türü ve varlıkları ile ilgili olarak firmanın devlet raporlama gerekliliklerine ve firmanın AML politikalarına uyumu konusunda olağandışı endişeler sergiler veya işlem faaliyetlerle ilgili herhangi bir bilgiyi açıklama konusunda isteksizdir veya reddeder veya olağandışı bilgiler verir veya şüpheli kimlik veya iş belgeleri sunar.
• Müşteri, yatırım amacı taşımayan veya görünürde yatırım stratejisi olmayan ya da müşterinin beyan edilen yatırım stratejisine aykırı işlemler yapmak ister.
• Fonların yasal kaynağını gösteren müşteri tarafından sağlanan bilgiler yanlış, yanıltıcı veya önemli ölçüde hatalıdır.
• Talep üzerine, müşteri yasal bir fon kaynağını belirtmeyi reddeder veya belirtemez.
• Müşteri (veya müşteriyle alenen ilişkili bir kişi) güvenilmez bir geçmişe sahiptir veya olası cezai, sivil veya düzenleme ihlalini gösteren haber raporlarının konusu olmuştur.
• Müşteri, riskler, komisyonlar veya diğer işlem maliyetlerine dair yeterince endişe sergilemez.
• Müşteri, gizli bir amaç doğrultusunda aracılık yapıyormuş gibi görünür, ancak meşru ticari nedenler olmaksızın bilgi sağlamayı reddeder veya buna isteksizdir ya da o kişi veya kuruluş hakkında başka şekillerde kaçamak bilgiler verir.
• Müşteri işletmesinin doğasını açıklamakta zorluk çeker veya kendi sektörüne dair genel bilgiye sahip değildir.
• Müşteri, sık sık veya büyük miktarlarda döviz yatırmak ister, yalnızca nakit eşdeğerleriyle işlem yapmakta ısrar eder veya firmanın nakit ve nakit eşdeğerleri ile ilgili politikalarından muafiyet ister.
• Belirgin bir neden olmaksızın müşteri, tek bir isim veya birden fazla isim altında birden fazla hesap bulundurur, çok sayıda hesaplar arası veya üçüncü şahıs transferleri vardır.
• Müşterinin hesabı, özellikle daha önce az aktivite göstermiş veya hiç aktivite göstermeyen hesaplarda açıklanamayan veya ani bir faaliyet artışı gösterir.
• Müşterinin hesabı, müşterinin yasal yatırım amacıyla tutarlı olmayan, birbiriyle bağlantısız üçüncü şahıslara yapılan çok sayıda transfer içerir.
• Müşterinin hesabı, kara para aklama riski belirtilmiş bir ülkeye veya bankaların gizlilik içinde davrandığı bir ülkeye görünürde yatırım amacı olmayan transferler içerir.
• Müşterinin hesabı, herhangi bir yatırım amacı olmaksızın, büyük veya sık sık yapılan havaleler içerir ve bunlar çek olarak veya banka kartı ile hemen geri çekilir.
• Müşteri, fonların diğer bir firmaya, herhangi bir yatırım amacı belirtmeden, derhal transfer edilmesi veya başka bir firmaya transfer edilmesi talebini yapar.
• Müşteri, uzun vadeli bir yatırım satın almak amacıyla fon yatırır, ardından kısa bir süre sonra pozisyonun tasfiye edilmesini ve tahsilatın hesaptan transfer edilmesini ister.
• Müşteri, bir işlemin firmanın normal belge gereksinimlerinden kaçınılarak işleme alınmasını talep eder.

Müşterini Tanı – Şüpheleri Tanımanın Temeli

Genellikle bir müşterinin bilinen, yasal iş veya kişisel faaliyetleriyle veya o müşteri türü için normal sayılan işlerle uyumsuz olan şüpheli bir işlem öne çıkacaktır. Dolayısıyla, tanımanın ilk anahtarı, bir işlemin veya işlemler serisinin alışılmamış olduğunu tanımak için bir müşterinin yaptığı iş hakkında yeterli bilgiye sahip olmaktır. 

Bir müşteri işleminin şüpheli olup olmadığını belirlerken göz önünde bulundurmanız gereken sorular şunlardır: 

• İşlemin boyutu müşterinin normal faaliyetlerine uygun mudur?
• İşlem, müşterinin işi veya kişisel faaliyetlerinin bağlamında rasyonel midir?
• Müşteri tarafından yürütülen işlemlerin şekli değişmiş midir? 

Şüpheli Senaryolar

Aşağıdaki sorunlar sizi şüpheye sevk etmelidir: 

• Kimlik belgesini vermekten kaçınan müşteriler;
• IB'ye aşırı bağımlılık gösteren müşteriler (bunlar kimlik veya işyerlerinin gerçek olduğunu göstermekten kaçınmak için IB'ye sığınabilir);
• Nakit para ile ilgili işler hakkında soru sorma, örneğin yatırımların nakit olarak yapılabileceğine dair sorular, fonların nakit olarak yatırılabileceğini belirtme;
• Yatırım için fonların kaynağının belirsiz olduğu durumlar;
• Mevcut bilgilere göre fonların tutarının müşterinin diğer durumlarıyla ölçüsüzlüğü (örneğin servet kaynağı belirsiz olan öğrenciler veya gençler);
• İşlemin müşterinin işi veya kişisel faaliyetleri bağlamında makul görünmediği durumlar. Burada dikkat edilmesi gereken husus, müşterinin işlemlerini yapma yöntemini size makul bir açıklama yapmadan değiştirmesidir;
• Yatırım modelinin değiştiği durumlar;
• Uluslararası ortamda işlemler yapan bir müşteri, ilgili ülkelerle iş yapma nedenine sahipmiş gibi görünmez (örneğin, neden fonların gönderildiği veya alındığı belirli ülkede para bulunduruyorlar? İçinde bulundukları koşullar, bu ülkelerde para bulundurmalarını makul kılar mı?);
• Tutarlı veya makul bir neden olmaksızın normal kişisel veya finansal bilgilerini vermeyen müşteriler. (Tüm uzak ilişkileri şüpheli olarak görmekten kaçının, çünkü çoğu gerçek nedenlere sahip olacaktır. Şüpheler normalde tek başına değil birikimli nedenlere dayalı olacaktır) 

Bir kara para aklayıcısı işlemlerinin nedenleri konusunda inandırıcı gerekçeler sağlamaya çalışabilir. Bunlar, bir işlemin şüpheli olup olmadığını belirlemek için sorgulanmalıdır. 

Bir Şüphe Bildirme

Her ne sebeple olursa olsun, bir müşterinin veya onlar adına hareket eden herhangi birinin herhangi bir suçtan elde edilen gelirlerle ilgili bir işlem yapmaya (veya yapmaya teşebbüs etmeye) çalıştığından şüphelendiğimizde, bu durum en kısa sürede ve yazılı olarak rapor edilmelidir.

Herhangi bir iş yazılmış olsun ya da planlanmış olsun, yapılmış olsun ya da olmasın kurum içi raporlar hazırlanmalıdır.

Soruşturma

AML Uyum Komitesine bildirim üzerine, ilgili kolluk kuvvetlerine veya düzenleme kurumlarına rapor yapılıp yapılmaması gerektiğini belirlemek için bir soruşturma başlatılacaktır. Soruşturma, bunlarla sınırlı olması gerekmeksizin, tüm erişilebilir bilgilerin gözden geçirilmesini içerecektir; örneğin ödeme geçmişi, doğum tarihleri ve adres. Eğer soruşturma sonuçları gerekiyorsa, AML Uyum Komitesine uygun kolluk kuvvetleri veya düzenleme kurumuna bir SAR hazırlamalarını önerecektir. AML Uyum Komitesi, herhangi bir bildirim veya rapor ile ilgili olarak kolluk kuvveti veya düzenleme kurumuna karşı sorumludur.

Soruşturma sonuçları, bu konuda meşru bir bilgiye sahip olması gerekenlerden başka kimseyle paylaşılmamalı veya konuşulmamalıdır. Hiçbir durumda, hiç bir memur, çalışan veya atanmış bir acente, bir AML endişesi, soruşturma, bildirim veya SAR raporu hakkında konuyla ilgili kişiyi veya kişileri veya herhangi başka bir kişiyle - hiçbir surette memurun, çalışanın veya atanmış acentenin ailesi dahil olmak üzere - bilgilendirme veya görüşme yapmamalıdır.

Hesap Dondurma

Eğer bir hesaptaki fonların suç faaliyetlerinden elde edildiği veya sahte talimatlar ile elde edildiğini biliyorsak, hesap dondurulmalıdır. Rapor edilen sahtecilik faaliyetlerine karıştığı düşünülen bir hesap sahibinin hesabı dondurulabilir.